人事行政专员

1. 招聘与配置 (基础执行)：

o 发布招聘信息（利用招聘网站、社交媒体、校园招聘等渠道）。

o 筛选简历，进行初步电话沟通/面试安排。

o 协调安排面试官和候选人时间，接待面试者。

o 进行简单的初面（如基础岗位）。

o 跟进面试反馈，管理招聘流程状态。

o 办理新员工入职手续（资料收集、合同签订、系统录入、入职引导）。

o 协助办理员工离职手续（流程协调、物品回收、系统状态更新）。

2. 员工关系与基础人事服务：

o 解答员工关于人事政策、考勤、休假、福利等基础咨询。

o 维护员工信息档案（纸质&电子版），确保准确性和及时更新。

o 办理员工入、转、调、离相关手续及文件。

o 协助组织员工活动（如团建、年会、生日会等）。

o 处理基础的员工关系问题，向上级汇报复杂情况。

o 协助进行员工满意度调查的组织和数据收集。

3. 考勤与薪酬福利 (基础支持)：

o 收集、核对、录入月度考勤数据（请假、加班、出差等）。

o 协助制作月度工资表（提供考勤、社保公积金变动等数据）。

o 办理员工五险的新增、转入、转出、封存、基数调整等手续。

o 解答员工关于社保、公积金、个税等的常见问题。

o 管理员工福利的发放（如节日福利、生日福利等）。

4. 培训与发展 (基础协调)：

o 协助发布培训通知，组织安排培训场地、设备。

o 管理培训签到、记录，收集培训反馈表。

o 维护培训记录档案。

(B) 行政后勤模块

1. 前台与办公环境管理：

o 接听前台电话，转接、记录留言。

o 接待来访客人，做好登记与引导。

o 管理办公环境整洁、安全（监督保洁、绿植维护等）。

o 办公空间规划与座位安排协调。

o 管理会议室预订、设备调试，确保会议顺利进行。

2. 物资采购与资产管理：

o 负责日常办公用品、耗材的采购申请、比价、下单、收货、发放及库存管理。

o 管理低值易耗品。

3. 文档与合同管理：

o 起草、打印、复印、扫描、归档各类行政文件、通知、合同。

o 管理公司重要资质文件、印章（在授权和监督下）。

o 维护和更新行政相关流程制度文档。

4. 后勤支持与活动协调：

o 安排员工差旅行程（机票、酒店、签证等，或对接服务商）。

o 预订员工工作餐、饮用水等。

o 协调办公设备（打印机、投影仪等）的维护与维修。

o 协助组织公司会议、活动、庆典的后勤保障。

5. 对外联络与关系维护：

o 与物业、房东沟通协调办公场所事宜。

o 与办公用品供应商、保洁、绿植、饮用水等服务商对接管理。

o 处理基础的快递、信件收发事务。

二、 岗位职责

1. 高效执行： 准确、及时地完成人事和行政的日常基础操作任务。

2. 信息枢纽： 作为内部员工和外部访客/供应商的沟通桥梁，确保信息传递准确。

3. 服务支持： 为员工和各部门提供及时、专业的人事行政服务支持，提升员工满意度。

4. 流程遵循： 严格遵守公司各项人事、行政规章制度和流程。

5. 资源管理： 有效管理办公用品、固定资产、办公环境等资源，控制成本，避免浪费。

6. 数据准确： 确保员工信息、考勤数据、采购记录等各类数据的准确录入和维护。

7. 档案管理： 负责相关人事、行政文件的规范整理、归档和保管。

8. 问题响应： 及时响应并协助解决员工在人事行政方面遇到的常见问题，复杂问题及时上报。

9. 维护形象： 维护公司良好的前台形象和办公环境秩序。

10. 上级交办： 完成上级主管（人事经理/行政经理/办公室主任）交办的其他相关工作。

三、 任职条件

1. 教育背景：

o 大专及以上学历。

o 专业背景：人力资源管理、行政管理、工商管理、文秘等相关专业优先。

2. 工作经验：

o 2-3年以上人事行政专员或相关岗位工作经验，熟悉人事行政各模块基础操作。

3. 专业知识与技能：

o 基础HR知识： 了解招聘、入职离职、社保公积金、劳动合同法等基础知识。

o 办公软件精通： 熟练掌握 Word, Excel (数据整理、基础函数如VLOOKUP, SUMIF等), PowerPoint, Outlook 等。

o 系统操作： 有使用OA系统、HRM系统（人事管理系统）、考勤系统经验者优先。

o 行政管理常识： 了解办公采购、资产管理、后勤保障、接待礼仪等基本规范。

o 当地政策： 了解当地社保公积金政策、劳动法规（基础层面）。

4. 关键能力与素质：

o 沟通协调能力： 优秀的沟通表达能力（口头和书面），善于与不同层级、不同背景的人有效沟通。（极其重要）

o 服务意识： 主动服务意识强，耐心细致，乐于助人。

o 责任心与细致度： 工作认真负责，注重细节，能处理繁琐事务不出错。（极其重要）

o 执行力与效率： 执行力强，能高效、有条理地处理多项任务，分清优先级。

o 应变能力： 能灵活处理日常工作中的突发情况和临时任务。

o 保密意识： 严格遵守保密规定，对接触到的员工信息、薪酬数据、公司文件等高度保密。

o 亲和力： 性格开朗，有亲和力，能营造良好的工作氛围。

o 学习能力： 能快速学***策、新流程、新系统。

o 抗压能力： 能在繁忙和一定压力下保持工作状态。

5. 语言能力：

o 良好的中文读写能力，能撰写清晰的通知、邮件等。

o 根据公司需要，可能需要基本的英语读写能力（阅读邮件、文件等），口语是加分项。

6. 证书（加分项）：

o 人力资源管理师（四级/三级）证书。

o 行政管理相关培训证书。

o 熟练使用特定HR/办公软件的认证。