采购文员

采购单据管理负责采购申请单（PR）、采购订单（PO）的接收、审核与录入：核对申请单中的物料名称、规格、数量、预算金额、需求日期等信息是否完整，确认无误后录入 ERP 或采购管理系统，生成规范的采购订单。跟进订单流转：将采购订单发送给供应商并确认接收，同步抄送需求部门（如生产、行政），确保各方知晓订单进度；若供应商对订单条款（如交货期、价格）有异议，需及时反馈采购专员协调解决。单据归档：按公司档案管理要求，整理采购合同、订单、送货单、发票等文件，分类存档（电子档 + 纸质档），确保可追溯。物料与供应商沟通日常沟通：作为采购部门与供应商的基础对接人，负责确认物料库存、交货进度、物流信息（如快递单号、到货时间），及时向需求部门同步物料动态（如延迟到货、缺货等异常）。协助处理售后：若物料到货后出现质量问题、数量短缺或规格不符，协助采购专员与供应商沟通退换货流程，收集质量问题凭证（如照片、检测报告），跟进处理结果。跨部门协同需求对接：接收各部门（生产、研发、行政、财务等）的采购需求，协助确认需求细节（如物料技术参数、品牌要求、紧急程度），若需求不明确，需协调需求部门补充信息，避免采购偏差。财务配合：对接财务部门，提供采购订单、发票、入库单等凭证，协助完成 “三方对账”（采购订单、送货单、发票一致），确保款项按时支付；若出现发票异常（如错开、漏开），协调供应商重新开具。仓储衔接：通知仓储部门物料到货时间，协助核对到货物料的数量、规格，确保入库单准确无误，同步将入库信息录入系统，更新采购订单状态（如 “已到货”“已入库”）。供应商支持采购数据统计日常数据记录：按周期（日 / 周 / 月）统计采购订单数量、采购金额、到货率、延期率、物料合格率等核心数据，形成《采购日报 / 周报 / 月报》。库存数据跟踪：监控常用物料的库存水平，当库存低于安全阈值时，及时提醒采购专员发起补货，避免因缺货影响生产或办公。基础数据分析成本分析：对比不同供应商的报价、同一物料的历史采购价格，整理成本差异数据，为采购专员谈判降价或选择高性价比供应商提供参考。异常数据预警：若发现某类物料频繁延期、某供应商质量问题频发，或采购金额超出预算，需及时标注并反馈给采购主管，协助排查问题原因。合规性检查审核采购流程合规性：确认采购申请是否经过需求部门负责人、财务部门、采购主管的审批，避免 “无审批采购”；检查采购订单条款是否符合公司合同规范（如付款方式、违约责任）。发票合规性审核：核对发票的开具单位、金额、税率是否与采购订单一致，确保发票真实、合法，避免收到假票或不合规发票导致财务风险。风险防范协助供应商风险初筛：协助采购专员核查新供应商的资质（如营业执照有效期、是否有失信记录），排除 “黑名单” 供应商或资质不全的供应商。合同风险提示：在起草或审核采购合同时，若发现条款存在模糊表述（如交货期未明确、质量标准未量化），需提醒采购专员补充完善，降低后续纠纷风险。补充：岗位所需核心能力采购文员需具备以下能力以胜任上述职责：文书与系统操作能力：熟练使用 Excel（数据统计、函数计算）、Word（合同 / 报告撰写），及 ERP（如 SAP、用友）、采购管理系统（如泛微、钉钉采购模块）。沟通协调能力：能清晰对接供应商、跨部门同事，高效解决单据错误、到货延迟等基础问题。细心与耐心：对采购数据、单据细节敏感，能避免因信息录入错误、审核遗漏导致的采购风险。基础成本意识：了解采购成本构成，能配合采购专员控制基础采购开支。