海外项目助理

1、投标文件编制

①协助编制和整理投标文件，包括但不限于招标公告、招标文件、技术规范、合同草案等，确保文件内容准确、完整、合法、规范。

②协助梳理投标文件，协助总经理对投标文件进行审核。

2、投标过程管理

①协助组织接待招标方参观考察，展示公司的实力和优势，提升公司形象。

②协助研究招标文件，协助了解其他公司投标工作安排的进展情况，定期向总经理汇报。

3、投标预算与施工组织设计

①协助成本部编制投标预算及有关报价资料，结合项目实际情况，合理确定报价，确保报价具有竞争力且符合公司利益。

②协助组织内部评审会议，协助总经理对投标预算进行审核，确保其合理性和可行性。

二、项目计划与目标管控

1、项目计划制定

①协助总经理审核各项目月度、周度工作计划，明确项目目标、任务分解、时间节点和责任人。

②根据项目实际情况，及时调整项目计划，确保计划的合理性和可执行性。

2、进度跟踪与协调

①跟进项目进展情况，定期收集各部门的进度报告，分析项目进度与计划的偏差，及时向总经理汇报。

②协调各部门的合作，组织召开项目协调会议，解决项目中出现的问题和风险，确保项目按时、按质完成。

③建立项目进度预警机制，当项目进度出现偏差时，及时发出预警，并协助制定整改措施。

3、计划偏差补位

①在项目实施过程中，及时识别计划偏差，分析偏差原因，提出改进措施。

②协助总经理对项目计划进行调整和优化，必要时应积极补位，协助节点延迟的项目工作。

三、供应商和班组管理

1、供应商引入与考察

①协助总经理进行供应商的选择和考察，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩证明等资料，进行初步筛选。

②组织对供应商的实地考察，评估供应商的生产能力、质量控制、供货能力、售后服务等方面的情况，确保供应商符合公司要求。

③协助采购部建立供应商档案，对供应商的基本信息、合作情况、评价结果等进行记录和管理。

2、供应商谈判与合作

①参与供应商的合同谈判，协助总经理制定谈判策略和方案，确保合同条款的合理性和合法性，维护公司的利益。

②负责起草、审核和签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保合同的严谨性和可执行性。

③跟踪供应商的履约情况，定期对供应商进行评价和考核，根据评价结果调整供应商的合作关系。

3、班组引入与管理

①协助引入和管理施工班组，对施工班组的资质、人员配备、施工能力等进行审核，确保其具备承担项目施工的能力。

②组织对施工班组的技术交底和安全培训，确保班组成员了解项目要求和施工规范。

③跟踪施工班组的施工进度和质量，定期进行检查和考核，及时解决施工过程中出现的问题。

四、图纸管理

1、协助新项目图纸深化，确保设计图纸的详细性和准确性，满足施工要求。

2、组织并主持图纸会审会议，邀请设计、施工、采购等部门的人员参加，对图纸进行逐项审查，确保各方对图纸的理解一致。

3、明确图纸中存在的问题和修改意见，及时反馈给设计单位进行沟通确认和最终修改。

4、协助设计人员与施工人员进行沟通交流，解决设计中的技术问题，确保设计方案的可行性和可操作性。

五、下单采购审核

1、下单审核。负责审核项目下料单，核对订单内容与项目需求、设计图纸、合同要求、现场情况等是否一致，确保订单内容准确无误。

2、协助审核采购计划，根据项目进度和库存情况，合理安排采购时间和数量，确保采购材料的及时供应。

3、协助审核供应商资质，对供应商的信誉、质量保证能力、供货能力等进行评估，确保采购材料的质量和进度符合项目要求。

六、其他工作

1、会议组织与记录

①负责牵头幕墙公司非公司层面的业务会议和对外会议的组织与协调工作，提前通知参会人员会议时间、地点、议程等内容。

②负责记录会议纪要，详细记录会议的讨论内容、决议事项、责任分工等信息，确保会议纪要的准确性和完整性。

③负责督促会议纪要中各项工作的完成与落实，定期向总经理汇报进展情况。

④负责协助总经理，优化幕墙公司的业务流程，制定管理标准，完善制度文件，落实标准化流程和工作。

2、外部关系维护

①协助总经理与甲方、政府部门、供应商等外部机构进行沟通与协调，接待来访重要客户和政府部门人员，展示公司的良好形象和专业素养，维护良好的合作关系。

②协助总经理处理突发事件和危机公关，及时化解矛盾和风险，维护公司的声誉和利益。