行政专员/助理

1. 标书制作支持与协调（核心职责）

· 协助商务部门进行商务标书的编制、整理、排版、校对和打印工作。

· 负责收集、整理、归档和更新标书所需的各类公司资质文件（如营业执照、资质证书、体系认证、专利证书等）、人员资质证明及业绩证明文件。

· 严格按照招标文件要求，检查标书格式、内容完整性、签章有效性，确保无一遗漏。

· 负责标书的最终封装、密封（电子与纸质），并按要求准时送达指定地点，或完成线上上传提交。

· 建立并维护标书资料库，对过往投标文件进行分类归档，便于快速调用和参考。

· 协助进行投标相关行政事务的办理，如投标保证金的缴纳与退还跟进、报名手续办理等。

2. 文档与资料管理

· 负责公司各类文件、合同、档案的收发、登记、传阅、归档和保管工作。

· 建立和完善公司的档案管理系统（电子与纸质），确保资料查找便捷、安全保密。

· 管理公司印章的使用，严格执行用印审批流程，并做好登记。

3. 日常行政事务

· 负责前台接待、来电接转、快递收发、办公用品采购与发放等日常事务。

· 管理办公环境、办公设备（如打印机、复印机、传真机）的维护与报修。

· 协助组织公司会议、活动，做好会议记录和纪要整理工作。

· 协助完成员工考勤统计、出差安排等后勤保障工作。

4. 沟通与协调

· 作为内部服务的枢纽，有效协调各部门的行政需求。

· 与商务部门保持密切沟通，及时了解项目进度与标书制作要求。

· 与外部供应商（如印刷店、快递公司等）进行对接与合作。

二、任职资格要求

· 教育背景： 大专及以上学历，行政管理、文秘、工商管理等相关专业优先。

· 工作经验： 一年以上行政或文秘相关工作经验，有参与过商务标书制作经验者优先。可接受应届毕业生。

· 技能要求：

· 精通Office办公软件，尤其是Word、Excel、PowerPoint，具备优秀的文档排版和数据处理能力。

· 出色的书面表达能力和极强的细心与责任心，对文字和格式敏感，能有效规避错误。

· 良好的沟通协调能力和服务意识，具备团队合作精神。

· 具备良好的时间管理能力和抗压能力，能适应投标前期的加班节奏，按时完成紧急任务。

· 素质要求：严谨细致、积极主动、保密意识强